Sääs­tet­tyä työ­ai­kaa ja tehok­kaam­paa datan­käyt­töä – vesi­huol­to­ra­por­tit tal­teen auto­maa­tiolla

Meita toteut­taa asiak­kail­leen auto­maa­tio­rat­kai­suja ja ‑sovel­luk­sia moniin tar­pei­siin. Toteut­ta­miemme auto­maa­tioi­den avulla asiak­kaamme ovat muun muassa auto­ma­ti­soi­neet doku­ment­tien hyväk­syn­tää ja arkis­toin­tia, suju­voit­ta­neet uuden työn­te­ki­jän pereh­dyt­tä­mistä ja hyö­dyn­tä­neet jul­ki­sesti saa­ta­villa ole­vaa tie­toa orga­ni­saa­tion toi­min­nassa.

Auto­maa­tioista on hyö­tyä myös kun­nal­li­sessa infra­struk­tuu­rissa. Älyk­käät jär­jes­tel­mät vesi­huol­lossa, jät­teen­kä­sit­te­lyssä ja logis­tii­kassa mah­dol­lis­ta­vat ajan­ta­sai­sem­man ja tar­kem­man rapor­toin­nin sekä siitä saa­dun tie­don ana­ly­soin­nin – jopa reaa­lia­jassa.

Tätä halut­tiin kehit­tää myös eräässä Poh­jois-Kar­ja­lassa sijait­se­vassa Mei­tan asia­kas­kun­nassa, jossa ryh­dyt­tiin käsit­te­le­mään vesi­huol­to­ra­port­teja auto­maat­ti­sesti luo­mamme auto­maa­tio­rat­kai­sun avulla.

Auto­maa­tio voi vähen­tää autoi­lua ympäri pitä­jiä

Aiem­min kun­nassa oli totuttu aja­tuk­seen, että työn­te­ki­jän tuli käydä mää­rä­ajoin tar­kis­ta­massa pai­kan päällä, ovatko lait­teet toi­min­ta­kun­nossa. Koska lait­teita oli useissa sijain­nissa, se vaati, että työn­te­kijä kulki autolla ympäri pitä­jiä. Teh­tävä oli lisäksi tois­tu­vaa, jol­loin vuo­den aikana käy­tetty hen­ki­lö­työ­määrä saat­toi venyä usei­siin viik­koi­hin.

Myös vesi­huol­to­jär­jes­tel­mien val­mis­ta­jat ovat alka­neet tuot­ta­maan älyk­kääm­piä jär­jes­tel­miä, jotka mah­dol­lis­ta­vat auto­maat­ti­sen rapor­toin­nin ilman tar­vetta käydä pai­kan päällä lait­teen luona. Myös asiak­kaamme ymmärsi, että vesi­huol­to­jär­jes­tel­män auto­maat­ti­sia rapor­toin­ti­toi­min­toja hyö­dyn­tä­mällä tar­kas­ta­mi­seen varattu työ­aika saa­daan siir­ret­tyä mui­hin teh­tä­viin.

Asiak­kaan rapor­teista vas­tuussa oleva hen­kilö otti yhteyttä Mei­taan ja tie­dus­teli, oli­siko jotain teh­tä­vissä. Asia­kas oli ollut jo oma-aloit­tei­nen ja oli saa­nut jär­jes­tel­mät lähet­tä­mään rapor­tit auto­maat­ti­sesti orga­ni­saa­tion vesi­huol­losta vas­taa­vien käyt­töön. Auto­maa­tiota halut­tiin kui­ten­kin vielä kehit­tää, ja rapor­teille halut­tiin lisäksi lisätä nii­den jat­ko­kä­sit­te­ly­mah­dol­li­suuk­sia.

Var­muus­ko­piointi ja reaa­liai­kai­nen rapor­tointi — auto­maat­ti­sesti

Raport­tien käsit­te­lyä ryh­dyt­tiin opet­ta­maan ohjel­mis­toau­to­maa­tiolle. Auto­maa­tio voi­tiin yhdis­tää yhdellä klik­kauk­sella orga­ni­saa­tion dataan – mukaan lukien vesi­huol­lon raport­tien lähe­tys­koh­tee­seen. Auto­maa­tion akti­voi­tu­mi­nen tehos­tet­tiin opet­ta­malla auto­maatti tun­nis­ta­maan saa­pu­nut raportti ja käyn­nis­ty­mään, kun uusin raportti on saa­ta­villa. Tällä sääs­tet­tiin tur­hia kyse­lyitä, kun ei ollut mitään rapor­toi­ta­vaa.

Auto­maa­tion toteu­tus jaet­tiin kah­teen vai­hee­seen. Ensim­mäi­sen vai­heen pää­mää­ränä oli var­muus­ko­pioida sekä jakaa rapor­tit orga­ni­saa­tion sisällä halu­tusti, jotta nii­hin pääs­tään käsiksi tar­vit­taessa, vaikka yhteyk­sissä olisi väliai­kai­sia häi­riöitä tai jos vas­tuu­hen­ki­löt ovat väliai­kai­sesti poissa. Toi­sessa vai­heessa auto­maa­tiota jat­ket­tiin niin, että rapor­tin sisältö kulki Power BI-rapor­toin­tiym­pä­ris­tön käsi­tel­tä­väksi. Power BI kyke­nee luo­maan rapor­tin auto­maat­ti­sesti, kun käsi­tel­tä­vän datan sään­nöt ovat tie­dossa.

Teho­kas sekä nopea toteu­tus ja tur­val­li­nen lop­pu­tu­los

Auto­maa­tio raken­net­tiin yhdessä asiak­kaan kanssa, ja sen toteut­ta­mi­nen vei kah­delta ihmi­seltä päi­vän. Kehi­tys­työn ansiosta kun­nalla on nyt auto­maat­ti­sesti rapor­teista muo­dos­tu­vat var­muus­ko­piot, tuo­reim­piin raport­tei­hin pääsy vara­hen­ki­löille sekä tar­kas­tel­tava graa­fi­nen raportti, joka hyö­dyn­tää tuo­reinta vesi­huol­to­jär­jes­tel­män toi­mit­ta­maa dataa.

Luotu rat­kaisu aut­taa tur­vaa­maan Mei­tan asiak­kaan vesi­huol­toa ja vähen­tää manu­aa­li­sen, tois­tu­van työn mää­rää. Avain­te­ki­jänä on auto­maa­tio­ym­pä­ristö, joka voi­daan nopeasti yhdis­tää orga­ni­saa­tion dataan kuten doku­ment­tei­hin, lomak­kei­siin tai kalen­te­rei­hin ilman, että yhteyk­siä ulos täy­tyy avata. Koska auto­maa­tiot pyö­ri­vät orga­ni­saa­tion ympä­ris­tössä, mah­dol­li­sesti kriit­ti­nen tieto voi­daan tur­vata.

Näin lopuksi on hyvä muis­taa, että auto­maa­tiot eivät ainoas­taan sovellu vesi­huol­to­ra­port­tien hal­lin­taan, vaan ne voi­vat tehos­taa myös muita kunta-alan toi­min­toi­hin liit­ty­viä teh­tä­viä. Oli kyseessä sit­ten talous­ra­port­tien laa­ti­mi­nen, arkis­tointi tai vaik­kapa asia­kir­jo­jen jaka­mi­nen eri viran­omais­ten kes­ken, auto­maa­tio voi vähen­tää manu­aa­lista työtä, paran­taa tark­kuutta ja vapaut­taa arvok­kaita resurs­seja mui­hin tär­kei­siin teh­tä­viin.

Lari Sauk­ko­nen
Kehi­ty­syk­si­kön ICT-suun­nit­te­lija, auto­maa­tio